In een vorig artikel schreef Gunther Fonteyne over het belang van communicatie bij Voorraadbeheer. Vandaag gaat hij dieper in op Sales & Operations Planning en de belangrijke rol van communicatie in dit proces.
\nHoe zal er
\nworden omgegaan met vraagvoorspelling, voorraadbeheer en hoe zal de afstemming
\ntussen verkoop en productie/aankoop worden opgezet? De beste praktijken gaan
\nvandaag via het S&OP-proces (Sales en Operations Planningsproces) waar al
\nhet voorgaande samenkomt en door middel van communicatie aan elkaar wordt
\ngelijmd.
Sales &
\nOperations Planning, afgekort S&OP, is een proces waarin een
\nbedrijf/organisatie vraag en aanbod van producten op elkaar afstemt zodanig dat
\neen optimaal financieel resultaat wordt gehaald. Doorgaans gebeurt dit
\nmaandelijks en wordt een rollende planning voor de komende 24 maanden gemaakt.
\nEen vast onderdeel is de afstemming van de forecasts met de beschikbare
\nvoorraden en de verschillende supply chain planningen en de vertaling naar de
\nfinanciële kant.
Helaas blijkt
\nmaar al te vaak dat het S&OP-proces niet brengt wat ervan verwacht werd.
\nNogal wat bedrijven worstelen met de S&OP-implementatie en krijgen het maar
\nniet goed op de rails. Zonde, want met de juiste aanpak en prioriteiten kan een
\nS&OP-proces veel brengen. Ook hier is communicatie weer belangrijk en loopt
\nhet vaak mis. Geen duidelijke proces, geen ownership, iedereen die kijkt naar
\nverschillende data, geen duidelijke rapportering van de uitkomst van het
\nS&OP proces, geen opvolging…
Zoals beschreven
\nis communicatie key in oa. de processen rond forecasting, voorraadbeheer en
\nS&OP . Wat zijn zoal de belangrijkste zaken die kunnen helpen?
-het opzetten
\nvan een permanente organisatie die zich gaat bezighouden met voorraadbeheer,
\nforecasting en S&OP. Deze organisatie zal nauw moeten afstemmen met aankoop,
\nverkoop, magazijn, productie… In dit kader zullen er regelmatig
\nafstemmingsvergaderingen moeten gehouden worden. Een Supply Chain afdeling
\nbinnen een bedrijf/organisatie dient hierin de lead te nemen maar het is een
\ngedeelde verantwoordelijkheid van heel wat andere stakeholders binnen een
\nbedrijf/organisatie.
– zorg ervoor
\ndat de processen duidelijk gedefinieerd zijn en daadwerkelijk worden toegepast.
\nZorg ervoor dat processen regelmatig worden herbekeken en lean worden
\ngemaakt.
-het opzetten
\nvan KPI’s (Key Performance Indicators) die worden gepubliceerd en waarover
\nregelmatig wordt samengezeten, kunnen hierbij zeker helpen. Gouden raad: werk
\nmet maar enkele KPI’s die ervoor gaan zorgen dat iedereen een focus krijgt en
\ndeze focus kan blijven houden!
– ondersteunende
\ntechnologie zal regelmatig moeten bijgestuurd worden zodat deze het proces van
\nvoorraadbeheer, forecasting en S&OP optimaal kan ondersteunen. Dit wil
\nzeggen dat de huidige ERP oplossingen moeten ondersteund worden door bijkomende
\noptimalisatie technologie!
-zorg ervoor dat
\niedereen naar dezelfde data aan het kijken is. Beter één goed rapport dat
\nbruikbaar is voor iedereen om de juiste beslissingen te nemen in plaats dat
\niedereen zijn eigen rapport heeft en denkt dat zijn rapport de juiste informatie
\nbevat! Er wordt binnen een bedrijf/organisatie door heel wat mensen tijd
\ngestoken in het maken van allerlei rapporten die nadien niet verder gebruikt
\nworden
-communiceer met
\niedereen in een communicatie platform. Dit wil zeggen open communicatie tussen
\nal de stakeholders en geen mail berichten waar iedereen in kopie wordt gezet.
\nOp het einde van deze gestructureerde communicatie is er een rapport met wat er
\nbeslist is geweest en wie ownerhip heeft.
-hou het
\npragmatisch en beheersbaar!
Gunter Fonteyne – partner bij Xeleos Consulting en Optimact
\n