Pexels
Bij een kapsalon denk je niet snel aan logistiek. Toch komt er in een kleine salon elke week van alles binnen en gaat er van alles weer uit. Verf raakt op, shampoo en stylingproducten worden verkocht en alles moet op tijd worden aangevuld. Daar staat steeds geld tegenover.
Huur je als zelfstandige een stoel in een salon? Dan komt er nog iets bij. Je werkt in de ruimte van een ander, maar je klanten en je omzet zijn van jou. Je wilt dus precies zien wat je zelf verdient, los van de salon.
Al die stromen komen samen bij het systeem waarmee je afrekent. Bij het vergelijken van een kassasysteem voor je kapsalon loont het daarom om verder te kijken dan alleen betalen. Een goede kassa houdt bij wat er verkocht wordt en door wie. Die gegevens heb je later nodig voor je inkoop en je administratie.
Afrekenen vanuit de agenda
Bij veel salons staat de kassa los van de afsprakenagenda. Dat betekent dubbel werk, want elke behandeling moet je bij het afrekenen opnieuw invoeren. Een kassa die direct uit de agenda afrekent, scheelt tijd en voorkomt typefouten.
Kijk ook welke betaalmethoden mogelijk zijn. Naast pinnen en contant betalen komt het voor dat een klant in delen of op rekening wil betalen. Een betaalverzoek of digitale factuur per mail maakt dat eenvoudig.
Een digitale kassabon heeft nog een voordeel. Je bewaart geen stapels papier en de klant heeft het bewijs direct in de mailbox. Voor je eigen administratie staat alles netjes per dag op een rij. Dat scheelt zoekwerk wanneer je boekhouder om de cijfers van het kwartaal vraagt.
Omzet per kapper inzichtelijk
Werken er meerdere mensen in de salon, dan wil iedereen weten wat hij of zij heeft omgezet. Sommige systemen verdelen een behandeling over meerdere medewerkers, bijvoorbeeld als de een knipt en de ander kleurt. Dat voorkomt discussie aan het einde van de maand.
Voor stoelhuurders is dit extra belangrijk. Bij Da Vinci krijgt een stoelhuurder een eigen account met agenda en kassa, en werk je naar keuze los of samen met de salon. De omzet per stoelhuurder blijft zichtbaar, zodat de afrekening met de salon geen gepuzzel wordt.
Let bij het vergelijken ook op de vaste kosten. Als zelfstandige wil je niet vastzitten aan een jarenlang contract. Een abonnement dat je per maand kunt opzeggen, geeft ruimte om rustig te proberen of het systeem bij je werkwijze past. Zeker in je eerste jaar als zelfstandige is die flexibiliteit veel waard.
Voorraad die op tijd wordt aangevuld
Producten in de verkoopkast zijn geld dat stilstaat. Te veel voorraad drukt op je kas, te weinig betekent een klant die met lege handen vertrekt. Voorraadbeheer in de kassa laat zien wat goed loopt en wat al maanden op de plank staat.
Ook inkoopfacturen horen in dat overzicht. Door ze in hetzelfde systeem te verwerken, zie je in een oogopslag wat een product kost en wat het oplevert. Dat maakt het makkelijker om te bepalen welke merken je blijft voeren. Een product met een lage marge dat traag verkoopt, kun je dan met een gerust hart uit het assortiment halen.
Verkoop kun je deels automatiseren. Een klant die acht weken geen product meer heeft gekocht, krijgt automatisch een herinnering per mail. Zo komt de vraag terug op het moment dat de shampoo thuis ongeveer op is, en hoef je zelf niemand na te bellen.